Oszustwa i kradzieże w logistyce – case study

W dzisiejszym materiale, opublikowanym po blisko 3-miesięcznej przerwie od blogowania, chciałbym opowiedzieć o dość powszechnym zjawisku oszustw czy też fraudów pracowniczych, koncentrując się przy tym na szeroko pojętej logistyce. Problem nie należy bynajmniej do błahych, ponieważ wbrew temu, co myślą niektórzy, dotyka większości polskich przedsiębiorstw, które zatrudniają pracowników. Skala zjawiska jest więc niebagatelna i o tym akurat nie ma co dyskutować.

 

W jakich działach przedsiębiorstwa najczęściej dochodzi do nadużyć?

Generalnie z oszustwami mamy najczęściej do czynienia tam, gdzie występują przepływy finansowe lub towarowe. Konkretnie można wskazać na:

– magazyn i wydanie towaru,

– dział zakupowy / zaopatrzenia,

– księgowość,

– sprzedaż,

– transport / operacje.

Dziś skupię się na logistyce oraz pokrewnej dziedzinie, czyli na zamówieniach. Ok, a teraz przejdźmy do omawiania konkretnych przypadków.

 

Case nr 1: zawyżona ilość wysyłanego towaru

Był sobie duży magazyn logistyczny, zaopatrujący znaną sieć sklepów. Niektóre osoby kompletujące towar były dogadane z kierowcami na to, że na niektóre palety będą dorzucać nadwyżki towarów. Teoretycznie taki kompletujący nie musiał znać sklepu, do którego miała trafić dana paleta, ale w praktyce mógł się tego łatwo dowiedzieć od osoby rozdzielającej zamówienia. Kierowca z kolei znał swój rozkład jazdy, więc wiedział, które palety będą załadowane na naczepę jako ostatnie (czyli będą zrzucane jako pierwsze) i informował o tym kompletującego towar. Kompletujący towar znając punkt przeznaczenia danej palety mógł dorzucić na nią dodatkową ilość towaru, po czym, tak dla pewności, oznakować tę paletę, np. dając jakąś charakterystyczną naklejkę na któreś ze zbiorczych opakowań. Gdy kompletujący dorzucił już dodatkowy towar na paletę, wysyłał wiadomość do kierowcy, że mamy nadwyżkę tego i tego (np. 5 zgrzewek napoju Red Bull). Następnie kierowca po drodze do sklepu zatrzymywał się gdzieś na parkingu i zabierał „nadprogramowy” towar z oznaczonej palety lub palet.

Taka kradzież, choć pozornie prosta, byłaby do zrealizowania jedynie w pewnym specyficznym układzie okoliczności, tak bym to określił. Z tego też powodu nie wróżę mu specjalnej popularności. Ok, a o jakich okolicznościach mowa?

Po pierwsze kompletujący towar musiał wiedzieć, do którego konkretnego sklepu trafią przygotowane przez niego palety z towarem.

Po drugie ten kompletujący musiałby odpowiadać za pewną pulę zamówień sklepowych niejako na wyłączność – przykładowo 5 ze 100 sklepów, do których dostarczano towar z danego magazynu. Gdyby bowiem kompletował towary „randomowo” ze wszystkich 100 sklepów, to dla osiągnięcia sensownej (czyli w miarę opłacalnej) skali oszustwa musiałby „pójść na układ” z wieloma kierowcami.

Po trzecie konkretny kierowca musiałby dowozić towar non stop do tych samych sklepów, gdyż w przeciwnym razie mielibyśmy sytuację zbliżoną do tej z punktu drugiego.

Po czwarte na magazynie musiałby być bardzo słaby system kontroli palet przed wysyłką lub, ewentualnie, jeden z kontrolerów musiałby być w zmowie z kompletującym towar. Nawiasem mówiąc taka zmowa oznaczałaby możliwość kradzieży na naprawdę dużą skalę.

 

Jak wykryć przestępczy proceder?

Pomijając tak oczywiste rzeczy, jak przyznanie się do winy któregoś ze współsprawców, pomocna mogłaby się tutaj okazać analiza danych z GPS-a. Przykładowo: gdy pracownik X jest na zmianie, to kierowca Y zawsze albo bardzo często zatrzymuje się na tym samym postoju, leżącym pomiędzy magazynem a punktem docelowym. Ustalenie takiej zależności oczywiście wymaga dużej pracy analitycznej, ale jak najbardziej może być do zrobienia. Dlaczego tylko „może być”, a nie „zawsze”, skoro w aucie mamy zainstalowany GPS? Prosty przykład: na rynku można bez problemu kupić urządzenia zagłuszające, które wtykamy do gniazda zapalniczki i nadajnik GPS po prostu „głupieje”. Oczywiście jeśli dany kierowca będzie mało zorientowany, to włączy taki zagłuszacz na całą trasę – tak postąpiłby amator. Jeżeli jednak ktoś wgłębił się nieco w temat, to będzie włączał zagłuszanie np. 1 – 2 razy w ciągu dnia na pół godziny. Co to da? Osoba nadzorująca trasy może w takim układzie dojść do wniosku, że GPS po prostu czasowo się zawiesił (co się zdarza dość często). Jeśli śledztwo zakończyłoby się na tym etapie, to 1:0 dla oszusta. Jeśli jednak śledczy będzie bardziej wnikliwy, to może wyłapać pewne niezgodności, jak np. konkretny odcinek trasy, na której zwykle GPS „gubi” sygnał (zakładając, że kierowca będzie na tyle nieostrożny, że będzie rozładowywał się na tym samym postoju).

 

Case nr 2: generowanie sztucznych strat

Znów jesteśmy na dużym magazynie wysokiego składowania, gdzie mamy następującą sytuację: operator wózka widłowego zdejmuję paletę jakiegoś towaru z wysokiej półki, paleta spada na ziemię i część towaru ulega zniszczeniu. Całość palety, czyli towar uszkodzony wraz z tym nietkniętym zbiera się i odwozi w ustronne miejsce magazynu, gdzie analitycy stocku towarowego sprawdzają, co się uszkodziło i pójdzie do śmieci, a co ocalało i co można utrzymać na stanie. No i teraz załóżmy, że na danej palecie mamy 100 jednostek produktu, a faktycznemu zniszczeniu uległo 30 jednostek. Tymczasem analitycy wpisują w system, że zniszczeniu uległo 60 jednostek, czyli zawyżają ilość uszkodzonego towaru 2-krotnie. Taki uszkodzony towar trafia rzecz jasna do specjalnego kontenera, po czym jeden z analityków (lub inna wtajemniczona osoba) wywozi ten kontener do zewnętrznego śmietnika. Przy śmietniku rozpoczyna się segregacja towaru, a więc uszkodzony idzie na dół, potem warstwa nieuszkodzonego, a na górę cienka znów warstwa uszkodzonego (tak na wypadek, gdyby komuś niepowołanemu akurat przyszło do głowy sprawdzić śmietnik). Wieczorem pod śmietnik podjeżdża bus, na który osoby z zewnątrz ładują nieuszkodzony towar.

 

Jak to możliwe, że tego typu kradzieże pozostają niewykryte?

Ktoś powie: no ale przecież na hali są kamery, na zewnątrz budynku są kamery, jest ochrona, więc jak? Luk może być tutaj kilka.

Po pierwsze kamery na dużych magazynach nie zawsze obejmują swoim zasięgiem całą powierzchnie obiektu. Często mamy tzw. ciemne strefy, inaczej martwe pola, które pozostają poza okiem monitoringu. I tutaj mała podpowiedź: jeśli analitycy / magazynierzy na ogół dokonują liczenia zniszczonego towaru w takich ciemnych strefach, to wiedz, że coś się może dziać.

Po drugie mamy co prawda ochronę, ale niekiedy nie monitoruje ona wywożonych śmieci, bo i niby po co. Ochroniarze mają w zakresie obowiązków przeszukiwać wychodzących pracowników pod kątem wykrycia ewentualnej kradzieży, co czynią nawet dość skrupulatnie, ale gdy jakiś facet z biura (analityk) czy ktoś na jego polecenie wywozi zniszczony towar, to niech tam sobie wywozi.

Po trzecie przy zewnętrznym śmietniku może również funkcjonować martwe pole, co umożliwia w zasadzie bezkarne „posortowanie” towaru i jego późniejszy odbiór. No a nawet jeśli na śmietnik nakierowana jest akurat kamera, to taka niedogodność również jest do obejścia. Przykładowo w jednym znanym mi przypadku kamery miały martwe pole na trasie przejazdu pomiędzy magazynem a śmietnikami. Wykorzystał to nieuczciwy pracownik, który wywoził śmieci z magazynu, a w tych śmieciach ukrywał nieuszkodzony towar. Będąc w martwym polu zatrzymywał wózek, a po drugiej stronie płotu czekał już umówiony bus, który ten towar od niego odbierał. Cała operacja trwała kilka minut, a pracownik podjeżdżał potem spokojnie pod śmietnik i rozładowywał ubytki.

Po czwarte nawet jeśli kamery obejmują swoim zasięgiem zarówno całą trasę przejazdu jak i sam obszar śmietnika, to i tak może zdarzyć się sytuacja, że ochroniarz przymknie oko na to, że jakiś bud przyjeżdża sobie wieczorem po śmieci. Nie można także wykluczyć, że ochrona jest w zmowie z analitykami i świadomie ignoruje pewne zdarzenia.

 

Case nr 3: manipulowanie danymi w systemie

Niekiedy zdarza się, że system magazynowy pozwala „manewrować” ilością wysyłanego towaru. W praktyce wygląda to np. tak, że analityk / dispatcher odpowiedzialny za wysyłkę towarów ma wysłać na daną lokalizację 2 palety towaru X, jednak „omyłkowo” wpisuje liczbę 20. Osoby kompletujące biorą więc wydruki i przygotowują 20 palet, a analityk po kilkudziesięciu minutach zmienia w systemie liczbę 20 na liczbę właściwą, czyli na 2. Tym sposobem „na papierze” wszystko się zgadza, ale na magazynie fizycznie brakuje 18 palet towaru X (miały pojechać 2, pojechało 20). Rzecz jasna audyt prędzej czy później wyłapie niezgodności stocku, ale pytanie, czy dojdzie też do tego, skąd się te braki wzięły?

Nie zawsze będzie to proste – zwłaszcza w przypadku, gdy opisana powyżej zmiana danych w systemie nie pozostawiła śladu. Trzeba bowiem wiedzieć, że w każdym magazynie logistycznym jest ustalony jakiś % błędu – np. 0,5%, niekiedy nieco mniej lub więcej. Analitycy oczywiście kontrolują (czy też powinni kontrolować) na bieżąco stock, czyli stan towaru. Bywa więc tak, że jeśli wychodzi w systemie, że czegoś brakuje, ale nie są to jakieś wielkie ilości, tylko takie trochę ponad normę, to oszustwo przechodzi. Przechodzi w tym sensie, że za powód takiej sytuacji przyjmuje się niedokładność w przygotowaniu palet do wysyłki (która zazwyczaj występuje) i koncentruje się na uczulaniu załogi, żeby dokładniej sprawdzali ilość pakowanych towarów. Mówiąc inaczej, organizuje się spotkanie załogi, gdzie szef magazynu mówi załodze, żeby się sprężyli bardziej, bardziej uważali, bo za dużo jest pomyłek i tak dalej. Niemożliwe? Kilkanaście lat temu pracowałem właśnie jako analityk na magazynie dużej, międzynarodowej firmy, gdzie byłem odpowiedzialny za sprawdzanie stanów magazynowych i wyjaśnianie niezgodności. Był tam limit błędów ustalony odgórnie na 0,3%. A jaki był realny wynik? Około 1%, czyli 3-krotnie wyższy od dopuszczalnego limitu. Czy kierownictwo podejrzewało kogoś o kradzieże? Z tego, co pamiętam, to nie – wszystko zrzucono na karb niedokładnej pracy osób kompletujących towar do wysyłki, co starano się „wyprostować” meetingami i groźbami obniżenia premii pracowniczych.

Bywa też i tak, że fakt wystąpienia luk w towarze zrzuca się częściowo na niedwuznaczne opakowania zbiorcze. Przykładowo mamy papierową podstawkę, na którą wchodzą 4 zgrzewki czegoś tam. Jedna jednostka zamówienia to jedna zgrzewka, ale osoby kompletujące zamówienia myślą, że jednostką zamówienia jest cała podstawka, na której są przecież 4 zgrzewki. Efekt: dany sklep zamawia np. 10 zgrzewek jakiegoś towaru, a dostaje ich 40 (10 podstawek x 4 zgrzewki). Rzecz jasna sklep rzadko się przyzna, że dostał więcej towaru – takie „nadwyżki” dzielą między sobą pracownicy tego sklepu (co też jest przecież kradzieżą). Jednocześnie otwiera się sposobność do tego, aby wyprowadzać towaru poza magazyn i zrzucać winę na Bogu ducha winnych pracowników odpowiedzialnych za kompletowanie towaru do wysyłki.

Rzecz jasna powodzenie takiej operacji przestępczej zależy w dużej mierze od samych analityków – oszustów, którzy muszą dobrze wytypować okres, w którym można sobie pozwolić na kombinacje ze stanem towarowym. Przykładowo w firmach rozliczających tego typu rzeczy w systemie comiesięcznym, może się zdarzyć, że pod koniec miesiąca kwota ubytków będzie ponadnormatywnie niska, co daje pole oszustom do działania (mogą wtedy coś „zakombinować” nie przekraczając poziomu powodującego alert). Wiele zależy również od tego, jak będzie zachowywać się osoby z centrali, kontrolujące analityków na lokalnych magazynach. Jeżeli dadzą tymże analitykom taryfę ulgową i przymkną oko na większe niezgodności, to fraudy mogą trwać przez dłuższy okres, powodując znaczne straty.

 

Case nr 4: grupy przestępcze i kradzieże na dużych magazynach

Weźmy naprawdę duży magazyn, który obsługuje tysiące operacji dziennie. Teoretycznie obowiązują na nim dość restrykcyjne procedury bezpieczeństwa: pracownicy są sprawdzani na wejściu przez ochronę, następnie przebierają się w firmowe ubrania bez kieszeni i zakładają na rękę specjalne „lokalizatory”, które pozwalają śledzić każdy ich krok i analizować dane w systemie. Do tego mamy jeszcze kamery obejmujące swoim zasięgiem większość obszaru magazynu, sprzężone z systemem monitorującym aktywność (np. ilość palet, które przygotował do wysyłki dany pracownik). Na wyjściu z kolei stoją bramki wykrywające wynoszony towar oraz pracownicy ochrony, którzy mają prawo zrewidować każdego, kto wyda im się podejrzany. System nie do obejścia? W teorii tak, w praktyce nie.

Zacznijmy od tego, że nawet w nowoczesnych magazynach znajdują się wspomniane już dzisiaj martwe strefy monitoringu, które nie są objęte zasięgiem kamer, ewentualnie istnieje opcja choćby krótkotrwałego zastawienia pola obserwacji np. przez wózek widłowy z paletą. Co się może wtedy stać? Przykłady z życia:

– pracownica X założy na siebie kilka dodatkowych biustonoszy,

– pracownik Y włoży kilka par majtek,

– pracownica Z, która przyszła do pracy w rozpuszczonych włosach, umieści sobie na głowie jakiś mały towar, a potem szybko zrobi z włosów „kok maskujący”.

Możliwości jest wiele i tak naprawdę kreatywność złodziei jest niekiedy na całkiem wysokim poziomie.

Ok, tyle, że ukryć towar to jedno, a przemycić go przez bramki to drugie. Jeśli nawet przed ukryciem towaru złodziej zdejmie z niego opakowanie (co się często zdarza), to i tak coś może zapiszczeć na bramce, ewentualnie ochroniarz może dokonać wyrywkowej kontroli. Tyle, że w przypadku zorganizowanych grup przestępczych zdarza się, że ochrona jest werbowana do współpracy lub wręcz jest częścią takiej grupy. Nie oszukujmy się bowiem: pracownicy ochrony w Polsce na ogół zarabiają bardzo słabo, co wydatnie podnosi ich podatność na propozycje korupcyjne. A jeśli już raz podejmą współpracę i przyzwyczają się do „drugiej pensji”, to mamy prostą drogę do nadużyć w dużej skali. Najprostsze metody przemytu kradzionych rzeczy wyglądają wtedy chociażby tak, że ochroniarz „przymyka oczy” i na wyrywkowych kontrolach przepuszcza niektórych pracowników albo też na krótki czas wyłącza bramki, dzięki czemu złodzieje mogą swobodnie przez nie przejść. Tak, to bywają tak banalnie proste triki – pamiętajmy bowiem, że czynnik ludzki jest bardzo zawodny. System jest wszak tak szczelny, jak jego najsłabsze ogniowo. A to właśnie człowiek często jest takim najsłabszym ogniwem i jeśli on zawali, to nawet najlepsze procedury mogą nie pomóc. Najprostszy przykład to analityk, który zostawia login i hasło do służbowego komputera na żółtej karteczce przypiętej do monitora – nietrudno się domyślić, czym może się skończyć taka niefrasobliwość.

Na koniec tego case study przydałoby się odpowiedzieć na pytanie co też się dzieje z takim kradzionym towarem, zwłaszcza tym bez opakowań? Podpowiadam: wystarczy spojrzeć na portale aukcyjne lub lokalne targowiska w miejscowościach leżących nieopodal dużych centrów magazynowych. To nie zawsze jest tak, że rzeczy bez opakowań lub papierowych metek, sprzedawane np. jako „nietrafiony prezent”, to jakieś podróbki. Nie, niekiedy są to właśnie towary kradzione z magazynów, które kuszą nabywców atrakcyjną ceną.

 

Metody zwalczania nadużyć i kradzieży na magazynach

Załóżmy sytuację, gdy kradzieże i/lub fraudy zaczynają przyjmować dużą skalę, w związku z czym zaczynają nam się robić coraz większe niezgodności stanu towarowego – czyli po prostu to, co mamy w systemie, mocno rozmija się ze stanem faktycznym.

Co często robi kierownictwo w takim przypadku? Zarządza wyrywkowe kontrole na wyjściu, czyli ochroniarze przeszukują plecaki. Na pierwszy rzut oka takie działanie jest ok, ale… Ale jeśli nie zlokalizuje się wcześniej źródła problemów, to do złodziei idzie jasny sygnał, aby czasowo zaprzestać procederu. Sytuacja więc chwilowo się uspokaja, a potem problem wraca niczym bumerang – i tak w kółko…

Nie tędy więc droga. Jeśli już wykryje się niezgodności w stocku towarowym, to dobrze jest najpierw przeprowadzić solidną analizę tego, czy czasem za sytuację nie odpowiadają chociażby analitycy, którzy w sprytny sposób maskują wyprowadzanie towaru. Jeżeli zaś chodzi o dalsze czynności operacyjne, to w przypadku większych firm, zatrudniających setki osób, bardzo skuteczną metodą może okazać się wprowadzenie na magazyn swoich ludzi celem infiltracji przestępczej grupy. Oczywiście powinni to być profesjonaliści (np. doświadczeni detektywi, dysponujący odpowiednimi technicznymi środkami rejestrującymi dźwięk i obraz), a nie przypadkowe osoby poproszone przez szefostwo „o przysługę”.

Zanim to jednak nastąpi, następuje etap wstępnego audytu bezpieczeństwa, pod który „podpada” chociażby sprawdzenie kamer czy obserwacja zachowania ochrony na wejściu / wyjściu. Specjaliści mający przeprowadzić taki audyt są (a przynajmniej powinni) być wtedy „legendowani”, np. jako inżynierowi do spraw czegoś tam, ponieważ nie mogą się pojawić na zakładzie / magazynie jako detektywi. Powód jest aż nadto oczywisty: złodzieje nie powinni wiedzieć, że coś się zaczyna dziać.

Tak czy inaczej cała operacja infiltracyjna może potrwać kilka tygodni (a niekiedy nawet kilka miesięcy). Koszt może być tutaj wysoki – słyszałem o podobnym zleceniu, gdzie honorarium wynosiło kilkaset tysięcy PLN, ale pracowało przy nim kilku „infiltratorów”. Tak czy inaczej, jeśli przeprowadzić taką akcję z głową, to jest spora szansa na długotrwałe „usunięcie raka”, czyli zlikwidowanie grupy przestępczej okradającej firmę na wielokrotnie wyższe sumy. Tak, wiem, można się uśmiechnąć, że pracowników kradnących majtki nazywam grupą przestępczą, ale dla sądu może to być właśnie taka kwalifikacja – w końcu jest co najmniej kilku podejrzanych, którzy działają wspólnie i w porozumieniu dla osiągnięcia przestępczego celu.

 

Jak nie popełnić błędu przy rozpracowywaniu złodziejskiego schematu

Dla odmiany warto też wspomnieć o postępowaniu, które raczej na pewno nie przyniesie spektakularnego rezultatu. Przykładowo wzywamy przypadkowo wybranych pracowników na „przesłuchania”, w trakcie których pada pytanie:

Czy Pan / Pani wie, kto kradnie towar na magazynie?

No i po pierwsze szanse na to, że trafimy przypadkiem na kogoś skłonnego do współpracy, będą raczej niewielkie, a po drugie możemy „spalić” temat, gdyż złodzieje raczej na pewno się o takich „przesłuchaniach” dowiedzą, dostając tym samym jasny sygnał, że coś się święci. Efekt? Czasowe zaprzestanie przestępczej działalności, a po „przycichnięciu sprawy” powrót do procederu.

Sytuacja może jednak wyglądać nieco inaczej, gdy najpierw przeprowadzi się proces typowania podejrzanych, równolegle zdobywając dowody świadczące przeciwko nim. Takimi dowodami mogą być np. nagrania z monitoringu pokazujące moment kradzieży, ewentualnie wiarygodne zeznania kogoś, kto z jakichś powodów zdecydował się wcześniej na złożenie wyjaśnień obciążających innych członków grupy. Potem wzywamy w miarę dyskretnie Pana Kowalskiego i mówimy mu:

 Proszę bardzo, tu są zdjęcia z monitoringu pokazujące jak Pan kradnie towar. Czy powie nam Pan to, co wie na temat innych kradzieży, czy może mamy zgłosić sprawę na policję?

Przy tak rozegranej akcji mamy spore szanse na to, że Pan Kowalski będzie współpracować i uda nam się rozpracować złodziejską grupę. Warto też wspomnieć o tak banalnej rzeczy, jaką jest zwykła skrzynka „skarg i zażaleń”, dzięki której pracownicy – sygnaliści mogą anonimowo zgłaszać znane im nieprawidłowości. Tylko jedna drobna uwaga: niech ta skrzynka nie wisi w takim miejscu, gdzie połowa pracowników widzi osobę, która coś do niej wrzuca (nie muszę chyba tłumaczyć dlaczego).

 

Kierowcy na cenzurowanym

Tak, jak wspominałem wcześniej, jednym z newralgicznych punktów, gdzie może dojść do nadużyć, jest transport. I nie chodzi tutaj o to, że kierowca ukradnie trochę towaru z naczepy – to akurat na ogół nie jest jakimś wielkim problemem. Dużo większe szkody po stronie pracodawcy może wyrządzić układ kierowców z dostawcą – przykład takiej konfiguracji omówiłem już w jednym ze swoich blogowych wpisów, a teraz tylko przypomnę jego fragment.

Jest sobie zakład X, do którego kilkudziesięciu kontrahentów dostarcza surowce niezbędne do produkcji. Zakład X korzystał i korzysta z własnego transportu, wysyłając swoich kierowców do dostawców po odbiór surowców. Kilkanaście lat temu, gdy zakład X jeszcze się rozwijał, kierowcy dowożący do niego surowce dogadali się z kontrolerem jakości, który w zamian za łapówki dopuszczał partie surowców z domieszką gorszych jakościowo komponentów. W praktyce wyglądało to tak, że kierowcy proponowali dostawcom, aby ci do czystego surowca dorzucali gorszy jakościowo wypełniacz. Oczywiście „zaoszczędzony” w ten sposób czysty surowiec był potem sprzedawany, a zysk szedł do podziału między dostawcę i kierowcę (minus działka dla kontrolera jakości). Różnica wynosiła od 5 do 10% czystego surowca, co pozwalało beneficjentom procederu czerpać całkiem niezłe zyski, jak na tak niski poziom (po kilka – kilkanaście tys. PLN miesięcznie na głowę).

Firma X się rozwijała, dorobiła się także większego działu kontroli jakości, a skorumpowany kontroler odszedł już z pracy. Jednak nawet po jego odejściu zaniżone normy pozostały i proceder cały czas trwał – po prostu wewnętrzni kontrolerzy uznali, że skoro przez tyle lat akceptowano taki, a nie inny skład surowca, to tak po prostu musi być. Przy coraz większej skali działalności straty zakładu X szły już w setki tysięcy złotych miesięcznie, a właściciele nie mieli pojęcia o funkcjonowaniu patologicznego układu.

Wreszcie jednak nadszedł dzień, w którym schemat wysypał się w bardzo prosty sposób. Otóż do firmy X zaczęto wprowadzać nowych dostawców. No i jeden z kierowców zaproponował takiemu nowemu dostawcy współuczestnictwo w procederze w zamian za korzyści majątkowe, opisując przy tym dokładnie, na czym miał polegać mechanizm oszustwa. Nowy dostawca okazał się jednak dobrym znajomym szefa zakładu X, więc doniósł mu o tej propozycji. Szef zakładu X postanowił zbadać sprawę bliżej i wynajął profesjonalnego detektywa, który przeprowadził obserwację kierowców. W trakcie działań obserwacyjnych wyszło, że kierowcy wraz z dostawcami zwyczajnie oszukują.

Do opisanego schematu można by dodać „układanie się” ze złodziejami i wywożenie towaru z magazynu / produkcji – jeden z przykładów opisałem w case study nr 1. Jeśli zaś kogoś interesują inne nadużycia kierowców, to tutaj znajdzie obszerniejszy wpis na ten temat.

 

Zamówienia kontra łapówki

Kolejnym istotnym obszarem, na który warto zwrócić uwagę, są zamówienia. Przykład nadużyć z tej „działki” poniżej.

Manager do spraw zakupów w firmie A dogaduje się z dostawcą B, dostarczającym kluczowy półprodukt. Jednostkowa cena tego półproduktu wynosi około 10 PLN – jednak do tej ceny doliczone jest 20 groszy, czyli kwota teoretycznie niewielka. W praktyce jednak te 20 groszy przy dziesiątkach tysięcy zamawianych półproduktów może stać się znaczącą sumą. Sam zaś schemat wyprowadzania pieniędzy jest często bardzo prosty:

– dostawca B otrzymuje płatność w wysokości 10,20 PLN za każdy półprodukt,

– 0,20 PLN jest sumowane i na tak powstałą kwotę dostawcy B jest wystawiana faktura, której wystawcą jest spółka C,

– spółka C jest „postawiona” na kogoś z rodziny lub znajomego managera ds. zakupów, zatrudnionego w firmie A,

– dzięki takiej konfiguracji manager ds. zakupów z firmy A ma dodatkowy dochód „na lewo”, a szef dostawcy B ma gwarancję dobrego kontraktu.

Kto traci na takim schemacie? Oczywiście właściciele firmy A, którzy przepłacają za dostarczane półprodukty – stosunkowo niewiele, ale jednak przepłacają. Rzecz jasna w takich sytuacjach często bywa tak, że zamówienie już od samego początku jest „ustawione”.

Mamy więc sytuację, gdzie z jednej strony mamy kogoś, kto zamawia towar na rzecz danej firmy i kogoś, kto ten towar takiej firmie sprzedaje. Jeśli zamawiającym jest sam szef, to jest w zasadzie jasne, że będzie on dbał o to, żeby kupić tak, aby uzyskać możliwie najlepszy stosunek jakości do ceny. Sytuacja może się jednak zmienić w przypadku, gdy za zamówienie odpowiada osoba, która nie płaci za nie z własnej kieszeni. Tutaj mamy podatność na przyjęcie łapówki od dostawcy za to, że to właśnie jego towar zostanie zamówiony. Było to dość powszechną praktyką chociażby w dużych sieciach handlowych, gdzie kupcy odpowiedzialni za zaopatrzenie potrafili skasować po 200 – 300 tys. PLN za wprowadzenie towaru na półki. Rzecz jasna płatne z góry, a nie w ratach. Duże sieci wiedziały o podobnych praktykach, ale skoro i tak mieli tani towar, to jakoś niespecjalnie walczyli z tym procederem (co jest w gruncie rzeczy dość smutne). Nieco inaczej sytuacja może wyglądać w przypadku mniejszych firm, gdzie może dojść do zakupów towarów / półproduktów za zawyżone ceny.

Innym niebezpieczeństwem związanym z zamówieniami jest zakup towaru od VAT-sterów, czyli z łańcucha dostaw, w którym ktoś na wcześniejszym etapie transakcji „przytulił” VAT. Nieuczciwy pracownik odpowiedzialny za zakupy może celowo wprowadzić jako dostawcę firmę, która handluje towarem z karuzel. No i jeśli cały schemat się „wysypie”, to jest duża szansa na to, że skarbówka przyjdzie do jedynej wypłacalnej firmy w łańcuchu dostaw (reszta to słupy) i to od niej zażąda zapłaty „znikniętego” VAT-u. Czym to się może skończyć, nie muszę chyba tłumaczyć.

Podsumowując ten rozdział warto byłoby wspomnieć o podstawowych krokach kontr-fraudowych w temacie zamówień. Na pewno więc należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:

  1. Czy nie przepłacamy za dostawy sprzętów / surowców / usług?
  2. Czy między dostawcami a pracownikami zamawiającymi w naszym imieniu nie ma nieformalnych powiązań?
  3. Czy nasi pracownicy odpowiedzialni za zakupy nie żyją czasem ponad stan?
  4. Czy w naszej firmie w ogóle mamy zaimplementowane procedury antyfraudowe, a jeśli tak, to czy są one rzeczywiście przestrzegane?

Punktem wyjścia zawsze będzie solidny audyt – nie mówię, że od razu przeprowadzany przez „asów wywiadu”, ale na pewno szef powinien wiedzieć, w co się gra na jego podwórku. I tutaj mała sugestia z praktyki: otóż fraudy często pojawiają się po sukcesji przedsiębiorstwa, czyli w sytuacji, gdy odchodzi stary założyciel firmy, znający ją od podszewki, a jego miejsce zajmuje np. syn, którego bardziej od procesów finansowych interesuje flirtowanie z pracownicami oraz to, jakie sportowe auto wziąć w leasing. Jeżeli managerowie zobaczą, że taki sukcesor nie orientuje się w tym, co naprawdę dzieje się w firmie, to jest spora szansa, że zaczną to wykorzystywać i dorabiać sobie na boku.

 

Kilka słów na zakończenie

Tak naprawdę na temat oszustw pracowniczych można by napisać książkę – i to całkiem grubą. Na razie jednak myślę o kolejnym wpisie traktującym o tej tematyce. Jeśli chciałbyś mi w tym pomóc i masz do opowiedzenia ciekawą historię, to napisz: kontakt (małpa) bialekolnierzyki.com 

 

Zdjęcie ilustrujące wpis jest poglądowe! Osoby, rzeczy lub sytuacje przedstawione na zdjęciu NIE mają bezpośredniego związku z treścią niniejszego wpisu!