Jak wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. i uniknąć podwójnego opodatkowania

Nie ma co ukrywać, szczególnie w ostatnim czasie niektórym osobom przydałoby się nieco więcej pieniędzy w domowym budżecie. Przykładowo mamy jakieś małżeństwo, które prowadzi 2 różne działalności gospodarcze: JDG oraz spółkę z o.o. No i tak się niestety złożyło, że żonę dotknął kryzys – spadek przychodów praktycznie do zera. Przydałoby się więc wyciągnąć nieco więcej pieniędzy ze spółki męża, żeby podreperować rodzinne finanse. Brzmi jak dobry plan, tylko jak to zrobić, aby nie podpaść pod tzw. podwójne opodatkowanie…?

Zanim do tego przejdę, to wspomnę tylko, że tak w ogóle to owe podwójne opodatkowanie jest chyba najczęstszym argumentem przeciwko założeniu spółki z o.o. Tyle, że to trochę problem z tzw. kategorii Yeti: większość się go boi, a w praktyce mało kto się z nim rzeczywiście spotkał. Pocieszające jest to, że z odpowiednim planem biznesowym da się jednak tego uniknąć i korzystać z zysków spółki. Najpierw jednak zahaczmy o podstawy.

Czym jest podwójne opodatkowanie w spółce z o.o.?

Spółka z o.o. jest podmiotem posiadającym odrębną od wspólników osobowość prawną, co oznacza, że płaci samodzielnie podatek ze swojego dochodu (CIT). Już po odjęciu CIT właściciele mogą wypłacić sobie zysk w formie dywidendy. Wtedy ma miejsce drugi podatek – tym razem będzie to PIT wspólnika. Co istotne, właściciele spółki z o.o. nie mogą swobodnie wpłacać i wypłacać pieniędzy z konta bankowego spółki, ponieważ dane środki należą do spółki! Zakup żelazka czy tostera przy wykorzystaniu karty firmowej nie będą więc mile widziane przez Panie z urzędu skarbowego – no, chyba, że będą to rzeczy używane w naszej spółce, a nie przeznaczone do tzw. domowego użytku.

Co jest kosztem, a co nim nie jest

Standardowo, by udziałowcy mogli uzyskać środki pieniężne ze spółki z o.o., muszą wypłacić sobie dywidendę, która nie jest kosztem spółki. To wiąże się z zapłaceniem podatku PIT, o czym mowa była wyżej, czyli powstaje nam podwójne opodatkowanie.

A jak wypłacać pieniądze ze spółki z o.o., by uniknąć podwójnego opodatkowania?

Należy postawić na sposoby, które będą dla tej spółki kosztem. Generując spółce koszty zmniejszamy jej podatek dochodowy, ale trzeba pamiętać o ważnej rzeczy:

Wypłata środków musi obyć się w tym samym miesiącu, w którym księgujemy przychód.

Ok, szybkie wprowadzenie mamy już za sobą, więc pora przejść do konkretnych metod – dziś omówię najpopularniejsze warianty.

1. Wynagrodzenie dla członka zarządu z tytułu powołania

Prawdopodobnie najpowszechniejszy i najprostszy sposób to ustalenie pensji członka zarządu. Zarząd jest organem reprezentującym spółkę na zewnątrz. Wspólnicy mogą ze swojego grona lub spoza niego mianować prezesa lub członka zarządu poprzez uchwałę wspólników powołującą go do pełnienia danej funkcji za wynagrodzeniem. Od takiego wynagrodzenia nie odprowadza się składki ZUS, gdyż powołanie nie jest tytułem do składek jak np. umowa o pracę.

Takie wynagrodzenia członka zarządu stanowi jednocześnie koszt działalności spółki kapitałowej umniejszający jej zysk, a co za tym idzie wielkość ewentualnych środków przeznaczonych na dywidendy.  Wynagrodzenie to będzie dla spółki kosztem, a dla członka zarządu zostanie opodatkowane wedle skali podatkowej stawką 17 lub 32 %. Na tę wyższą skalę „wskoczymy” w 2020 roku po przekroczeniu pułapu 85 528 PLN rocznego dochodu. Choć trochę pocieszający w takim przypadku jest fakt, że 32% stawka nie obejmuje całego dochodu, a jedynie nadwyżkę od wspomnianych 85 tys. PLN – do tego pułapu płacimy 17%.

Ważne pytanie

Ok, a czy jest jakiś pułap miesięcznego wynagrodzenia dla takiego prezesa z powołania, powyżej którego Urząd Skarbowy mógłby się zacząć o coś czepiać? Chodzi np. o sytuację, w której wypłata prezesa pochłaniałaby więcej, niż połowa zysków spółki?

Odpowiedź 

Z analizy art. 15e ustawy o CIT wynika, że wynagrodzenie uzyskane przez członka zarządu z powołania nie jest ograniczone limitem dla spółki.  Limitem kosztów dla spółki z o.o. objęte będzie wynagrodzenie otrzymywane z tytułu kontraktów menadżerskich. Warunkiem zaliczenia takiego wynagrodzenia do kosztów podatkowych jest to, aby z podjętych uchwał w tym zakresie czy regulaminów wewnętrznych, wynikała konieczność wynagrodzenia na rzecz członków zarządu. Ok, a co z ciężarem udowodnienia i udokumentowania tych wydatków? To spółka musi wykazać, że poniosła koszt zasadny w związku z prowadzonymi czynnościami biznesowymi.

Trudno jest wskazać wytyczne dotyczące konkretnych kwot, jakie można wypłacać członkom zarządu spółek w ramach ich wynagrodzenia. Decyduje o tym bowiem kondycja finansowa, wewnętrzna struktura, wielkość danego przedsiębiorstwa, osiągane dochody, rodzaj i charakter spółki oraz branża, w której spółka działa. Do tego dochodzi cały szereg informacji dotyczących członka zarządu, zaczynając od zakresu jego obowiązków, poprzez wykształcenie i doświadczenie zawodowe. Te wszystkie okoliczności będą z pewnością brane pod uwagę, jeśli uprawniony organ kontroli podejmie próbę podważenia wynagrodzenia.

Wszystkie obciążenia i uznania w spółce z o.o. muszą mieć udokumentowaną podstawę prawną, powinny być właściwie zaksięgowane i mogą powstać tylko z tytułu uzyskania przychodów. To bardzo istotny fakt – jakiekolwiek działania finansowe w spółce z o.o. w ostateczności zawsze muszą prowadzić, chociaż w domyśle, do zwiększenia jej majątku.

2. Wynajem spółce nieruchomości lub ruchomości (np. sprzętu)

Spółka może we własnym imieniu nabywać prawa oraz zaciągać zobowiązania. Możliwe jest więc zarówno dokonywanie transakcji gospodarczych pomiędzy spółką a jej wspólnikiem, jak i przesunięć pomiędzy masą majątkową wspólnika, a masą majątkową spółki.

Mając na uwadze powyższe, można więc zawrzeć taką umowę najmu (ruchomości lub nieruchomości), gdzie wynajmującym będzie członek zarządu, a najemcą spółka. Umowa najmu zawarta zostanie wtedy pomiędzy dwoma odrębnymi uczestnikami obrotu gospodarczego, a w skutek płacenia przez spółkę czynszu będzie dochodzić do przesunięcia majątkowego pomiędzy majątkiem spółki, a majątkiem członka zarządu. Koszt ten będzie więc kosztem rzeczywiście poniesionym. Jeśli spółka będzie wykorzystywać przedmiot najmu do prowadzenia działalności gospodarczej, to koszt będzie związany z przychodami spółki, a tym samym stanowić będzie koszt uzyskania przychodu. W przypadku nieruchomości otrzymywany na podstawie umowy najmu czynsz będzie przychodem z odrębnego źródła niż pozarolnicza działalność gospodarcza, co pozwala opodatkować go w stawką wysokości 8,5% do kwoty 100 000 zł; od nadwyżki ponad tę kwotę ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 12,5% przychodów. Z kolei w przypadku ruchomości (np. samochodu) stawka opodatkowania również  8,5% i dalej 12,5% dla osoby fizycznej, która wynajmuje ruchomość.

W obu przypadkach, to my jako osoby fizyczne płacimy podatek ryczałtowy. Spółka nie płaci żadnego podatku, bo to jest jej koszt. Natomiast na płaszczyźnie wyciągnięcia pieniędzy, środki zostały przeniesione ze spółki do kieszeni prywatnej.

Trzeba przy tym pamiętać, że zgodnie z prawem spółek, w umowie między spółką a członkiem jej zarządu, spółkę powinien reprezentować pełnomocnik. Nawet, jeśli spółka z o.o. jest tzw. jednoosobowa, ewentualnie wtedy możemy zawrzeć taką umowę w formie aktu notarialnego, ale to generuje dodatkowe koszty. Zawsze należy rozróżniać i oddzielać podmiotowość spółki od jej właścicieli i zarządu, nawet jeśli w rzeczywistości wszystkie funkcje pełni jedna osoba. Podpisując dany dokument albo wykonując inną czynność prawną należy wskazać z tytułu pełnienia, której funkcji w danym momencie występujemy.

Ważne pytanie

Ok, a czy istnieje jakiś pułap takiego generowania kosztów? Mam tutaj na myśli stosunek % dochody spółki vs koszty wynajmu. Czy spółka z o.o. mająca dochody na poziomie np. 10 tys. PLN miesięcznie może sobie spokojnie wynająć od wspólnika powierzchnię magazynową / biurową za 5 tys. PLN miesięcznie? Czy nie wzbudzi to jakichś kontrowersji?

Odpowiedź 

Ważne jest, aby takie świadczenia odbywały się na warunkach rynkowych, czyli np. aby czynsz najmu nie odbiegał znacznie od tego, jaki spółka uzyskałaby od osoby niepowiązanej.

3. Delegacje / diety

Członek zarządu spółki może otrzymywać diety z tytułu podróży służbowych. Przychód z wypłaconych członkowi zarządu diet jest dla niego zwolniony z podatku, a dla spółki zaś stanowi koszt uzyskania przychodu. Warunkiem jest, aby służyły osiągnięciu przychodów lub zachowaniu czy też zabezpieczeniu źródła przychodów.

Do rozliczenia istotne będzie, czy podróż była krajowa, czy zagraniczna oraz dokładne godziny rozpoczęcia oraz zakończenia podróży. Szczegółowe zasady rozliczenia diet uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wskazane tam są również stawki diet wedle poszczególnego kraju, kwoty powyżej nich będą opodatkowane. Trochę tego jest, więc nie będę niepotrzebnie przedłużał tego wpisu – kto będzie chciał, ten sam sprawdzi.

4. Inne koszty członków zarządu

Członkowie zarządu spółki mają pełne prawo korzystać ze środków spółki, jeśli udokumentowane wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu spółki. Przykład: opłaty za kursy językowe i zawodowe prezesa również mogą być uznane za koszt poniesiony przez spółkę. Wyjątek stanowią koszty reprezentacji, które od lat budzą kontrowersje po stronie urzędów skarbowych. Ten szeroki katalog wydatków, które mają za zadanie stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, a w konsekwencji zwiększenie przychodu spółki, nie zawsze może być kosztem spółki. Działania mające na celu pozyskiwanie klientów i kontaktów handlowych przez członka zarządu w całości pokrywane są przez samą spółkę, gdyż są prowadzone w celu uzyskania przychodu. Każdy przejazd samochodem, diety i noclegi będą dla spółki z o.o. kosztem.

Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym alkoholowych) nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności

Ważne pytanie

Czy często spotykaną praktyką urzędników skarbowych jest drobiazgowa kontrola tego typu wydatków w firmie? Przykładowo: czy wystarczy sama faktura wystawiona przez restaurację, do której zaprosiliśmy kontrahenta, czy lepiej jest mieć do tego np. korespondencję mailową potwierdzającą dzień i godzinę spotkania?

Odpowiedź 

W razie kontroli US, obowiązkiem spółki będzie wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu, a także zasadności takich wydatków. Dlatego im więcej dowodów, tym lepiej (w razie niespodziewanej kontroli).

Ważne, by cel spotkania był stricte firmowy i dotyczył przykładowo omówienia szczegółów współpracy. Wówczas taki wydatek zasadniczo można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

A gdyby tak ciąg dalszy…?

Dzisiejszy materiał zawiera dość podstawową wiedzę, ale daje przegląd możliwych rozwiązań. Szersze opracowanie tego zagadnienia być może pojawi się w kursie Białych Kołnierzyków – jeśli będzie zainteresowanie tą konkretną tematyką. W każdym razie kurs ten zamierzamy odpalić już wkrótce, a tymczasem zachęcam do zapisywania się na nasz newsletter, w którym będziemy Tobie przesyłać ekskluzywne materiały dotyczące praktycznego zastosowania prawa w naszej rzeczywistości gospodarczej. Za darmo i bez zobowiązań! Link do zapisów: ➡️ kliknij

Zdjęcie ilustrujące wpis jest poglądowe! Osoby, rzeczy lub sytuacje przedstawione na zdjęciu NIE mają bezpośredniego związku z treścią niniejszego wpisu!